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陽府辦〔2007〕73號
印發(fā)關(guān)于加強財政性資金投資重大建設(shè)項目檔案管理的意見的通知
各縣（市、區(qū)）人民政府，市府直屬各單位：
《關(guān)于加強財政性資金投資重大建設(shè)項目檔案管理的意見》業(yè)經(jīng)市政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。執(zhí)行中遇到的有關(guān)問題，請徑向市檔案局反映。
二○○七年十二月四日
關(guān)于加強財政性資金投資重大建設(shè)項目檔案管理的意見
為了加強重大建設(shè)項目檔案管理工作，確保我市財政投資重大建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案條例》和《陽江市檔案管理規(guī)定》的精神，現(xiàn)就做好在我市財政性資金投資列入市、縣重大建設(shè)項目的檔案工作，提出如下意見：
一、財政性資金投資重大建設(shè)項目是各級政府投資并列入國民經(jīng)濟與社會發(fā)展五年規(guī)劃和年度重點建設(shè)項目計劃的固定資產(chǎn)項目。財政性資金包括：（一）財政預(yù)算內(nèi)安排的基建資金；（二）政府性基金安排的基建資金；（三）財政預(yù)算外資金安排的基建資金；（四）政府性融資的基建資金；（五）其他財政性資金。
二、重大建設(shè)項目檔案是項目建設(shè)管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄,是指建設(shè)項目立項、審批、招投標(biāo)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收及結(jié)算全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件，項目竣工文件和項目竣工驗收、結(jié)算文件等。
三、全市各級檔案行政管理部門是主管全市重大建設(shè)項目檔案的管理機關(guān)，履行監(jiān)督和指導(dǎo)的職能，組織項目檔案專項驗收。
四、項目立項后，項目主管部門要對重點建設(shè)項目檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)，做好重點建設(shè)項目檔案登記，及時報送當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門，參加檔案行政管理部門組織的專項驗收工作。
五、項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理檔案的原則，做好重點建設(shè)項目文件材料的收集、整理、歸檔和保管工作；做好電子文件管理；做好重點建設(shè)項目檔案登記和報送工作。
六、項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）要確定重點建設(shè)項目檔案工作“以一流工程建一流檔案”的目標(biāo)，負責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。
在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)訂立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件以及所提交文件的整理、歸檔和移交的義務(wù)。
項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應(yīng)與項目的立項準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗收同步進行。
項目建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本辦法的要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。
檔案分類、整理、歸檔按《重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）執(zhí)行。
七、項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項目完成后將經(jīng)整理、編目的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向項目建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)歸檔。
根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。
歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)記述和反映建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收的全過程，真實記錄和準(zhǔn)確反映項目建設(shè)過程和竣工時的實際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備,文件質(zhì)量應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。
勘察、設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定要求單獨立卷歸檔。
外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
八、項目文件的歸檔審查工作，施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）檔案管理機構(gòu)。
九、檔案專項驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。檔案專項驗收在項目竣工驗收備案后一個月內(nèi)進行。
十、項目檔案驗收的組織
?。ㄒ唬┦姓捌溆媱澩顿Y主管部門組織驗收的項目，由市檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收；
?。ǘ┛缡小⒖h（市、區(qū)）項目，由市檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收；
?。ㄈ┛h（市、區(qū)）屬項目，由縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收；
（四）市及各縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門、項目主管部門檔案機構(gòu)、項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位要協(xié)助上級檔案行政管理部門做好在陽江市內(nèi)的國家、省重點項目的檔案管理工作。
十一、項目檔案驗收組的組成
?。ㄒ唬┦袡n案行政管理部門組織的檔案驗收，驗收組由市檔案行政管理部門、項目市主管部門等單位組成。
?。ǘ┓苍诔鞘幸?guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的項目，驗收組成員應(yīng)包括項目所在地的城建檔案接收單位。
（三）驗收組人數(shù)為不少于5人的單數(shù)，驗收組組長由驗收組織單位人員擔(dān)任。必要時可邀請有關(guān)專業(yè)人員參加驗收組。
十二、項目法人應(yīng)向項目檔案驗收組織單位報送檔案驗收申請報告，并填報《重大建設(shè)項目檔案驗收申請表》（附件1）。驗收組織單位在收到申請報告的10個工作日內(nèi)應(yīng)作出答復(fù)。
十三、項目檔案驗收要求
?。ㄒ唬╉椖繖n案驗收以驗收組織單位召集驗收會議的形式進行。
?。ǘn案驗收組全體成員參加項目檔案驗收會議，項目法人、設(shè)計、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運行管理或使用單位的有關(guān)專業(yè)人員列席會議。
?。ㄈz查項目檔案采用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方式。抽查檔案的數(shù)量為項目檔案總卷數(shù)的15%。抽查重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。
十四、項目參建單位應(yīng)在項目竣工驗收后3個月內(nèi)，將工程立項至竣工全過程的重點建設(shè)項目檔案按要求立卷整理后，向有關(guān)項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）檔案部門移交。并向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交一份竣工圖。項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）應(yīng)在項目竣工驗收后6個月內(nèi)，將工程立項至竣工全過程的重點建設(shè)項目檔案按要求立卷整理后，向有關(guān)城建檔案部門移交。移交時應(yīng)明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交接手續(xù)。并報有關(guān)的檔案行政管理部門備案。
十五、在對每一重點建設(shè)項目檔案專項驗收時，驗收人員要認真履行職責(zé)對應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料加以驗收。組織重點建設(shè)項目檔案專項驗收時，按《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》執(zhí)行。
十六、關(guān)于重大建設(shè)項目檔案驗收結(jié)果。我市重大建設(shè)項目檔案驗收按照《廣東省重大建設(shè)項目檔案驗收評分表》（附件2）進行評分，得分≥95為優(yōu)秀；90≤得分<95為優(yōu)良；85≤得分<90為良好；75≤得分<85為合格；得分<75為不合格。
十七、關(guān)于重大建設(shè)項目檔案工作的獎懲
?。ㄒ唬椖繖n案驗收綜合評分達到優(yōu)良和優(yōu)秀的建設(shè)項目，建設(shè)單位（法人）或主管部門應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案條例》的有關(guān)條款予以獎勵。
（二）項目檔案驗收綜合評分達到優(yōu)秀且“案卷質(zhì)量”單項總分不低于57分的省以上重大建設(shè)項目，可以獲得由廣東省檔案局頒發(fā)的“廣東省重大建設(shè)項目檔案金冊獎”榮譽證書。
?。ㄈ╉椖繖n案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組提出整改意見，要求項目建設(shè)單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格的，由項目檔案驗收組提請有關(guān)部門對項目建設(shè)單位（法人）通報批評。造成檔案損失的，依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。
十八、本通知內(nèi)容自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附件：1. 重大建設(shè)項目檔案驗收申請表
2. 廣東省重大建設(shè)項目檔案驗收評分表
附件1
重大建設(shè)項目檔案驗收申請表
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項目名稱 |
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審批（核準(zhǔn)）機關(guān) |
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立項日期 |
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投資規(guī)模 |
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建設(shè)時間 |
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建設(shè)單位 （法人） |
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設(shè)計單位 |
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主要 施工單位 |
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主要 監(jiān)理單位 |
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計劃檔案 驗收日期 |
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計劃竣工 驗收日期 |
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聯(lián)系人 |
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聯(lián)系電話 |
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地址/郵編 |
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電子信箱 |
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申請單位 自檢意見 |
（單位蓋章） 年 月 日
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驗收組織 單位意見 |
（單位蓋章） 年 月 日
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附件2
廣東省重大建設(shè)項目檔案驗收評分表
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序號 |
項目內(nèi)容 |
驗 收 標(biāo) 準(zhǔn) |
標(biāo)準(zhǔn)分 |
自評分 |
評定分 |
扣分原因 |
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1 |
組織管理 |
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30 |
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1．1 |
制度體制 |
建立了項目檔案工作各項規(guī)章制度（2分），建立了行之有效的項目檔案工作的管理體制和工作程序（1分），形成了項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)（1分）。 |
4 |
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1．2 |
同步開展 |
項目建設(shè)單位(法人)對項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督指導(dǎo)（2分）；自覺接受有關(guān)部門對項目檔案工作的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題能及時整改（1分），按規(guī)定及時填報《國家重點建設(shè)檔案管理登記表》（1分）；做到項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行（1分）。 |
5 |
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1．3 |
責(zé)任考核 |
項目檔案工作實行領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制（0.5分），確定了負責(zé)檔案工作的部門及領(lǐng)導(dǎo)（0.5分），實行了各部門和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任制（1分），并采取了有效的考核措施（2分）。 |
4 |
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1．4 |
人員配備 |
配備了適應(yīng)工作需要的檔案管理人員（2分），檔案管理人員經(jīng)過檔案專業(yè)崗位培訓(xùn)（2分）。 |
4 |
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1．5 |
合同管理 |
項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理（1分），要求明確（2分），控制措施有力（2分）。 |
5 |
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1．6 |
辦公設(shè)備 |
保證檔案工作所需經(jīng)費（2分），配備了計算機（0.5分）、復(fù)印機及聲像器材等必備的辦公設(shè)備（1分），且性能優(yōu)良（0.5分），滿足工作需要。 |
4 |
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1．7 |
信息化 |
采用先進信息技術(shù)，實現(xiàn)項目檔案管理的信息化。重點從基礎(chǔ)設(shè)施（1分）、資源建設(shè)（2分）、應(yīng)用效果（1分）三方面考核。其中，全套項目檔案同時編制有紙質(zhì)和電子目錄的0.5分；全套檔案目錄和竣工圖已數(shù)字化的1.5分；全套項目檔案（施工原始記錄除外）已數(shù)字化的得2分。 |
4 |
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2 |
案卷質(zhì)量 |
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60 |
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2．1 |
形成質(zhì)量 |
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45 |
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2．1．1 |
齊全完整 |
按照《國家重大檔案建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》所列內(nèi)容，參考各行業(yè)歸檔范圍的規(guī)定，重要文件歸檔無遺漏。每缺1張（份）竣工圖紙（含修改通知單）或征地圖、重要合同、協(xié)議書等重要文件，扣0.5分，其余應(yīng)歸檔文件少一份扣0.1分。 |
15 |
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2．1．2 |
真實準(zhǔn)確 |
所有歸檔文件材料真實，內(nèi)容準(zhǔn)確，簽署手續(xù)完備。若歸檔材料不真實或內(nèi)容不準(zhǔn)確、簽署手續(xù)不完備，弄虛作假，每發(fā)現(xiàn)一處扣0.5分。 |
10 |
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竣工圖編制準(zhǔn)確，修改到位，簽署手續(xù)完備，能真實反映項目竣工時的實際情況。若竣工圖內(nèi)容與施工圖、設(shè)計變更、洽商、材料變更，施工及質(zhì)檢記錄不相符的，每發(fā)現(xiàn)一處扣0.5分。 |
10 |
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2．1．3 |
耐久有效 |
歸檔紙質(zhì)材料字跡清楚，圖樣清晰，頁面整潔，格式規(guī)范，符合耐久要求（8分）；錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性（1分）；長期存儲的電子文件使用不可擦除型光盤（1分）。 |
10 |
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2．2 |
整理質(zhì)量 |
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15 |
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2．2．1 |
排列系統(tǒng) |
分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)、有序。項目檔案案卷與卷內(nèi)文件的排列符合國家或?qū)I(yè)主管部門的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 |
3 |
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2．2．2 |
封面脊背 |
格式規(guī)范統(tǒng)一，字跡清晰美觀，填寫完整準(zhǔn)確。 |
1 |
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2．2．3 |
案卷題名 |
案卷題名規(guī)范，簡明扼要，能準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的主要內(nèi)容和特征。 |
4 |
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2．2．4 |
卷內(nèi)目錄 |
卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件材料實物相符，無錯漏；著錄格式符合規(guī)范要求，字跡清晰。若抽查重要文件卷內(nèi)目錄有錯漏，每發(fā)現(xiàn)一條扣0.1分。 |
4 |
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2．2．5 |
卷內(nèi)備考 |
卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)。不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時間等。 |
1 |
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2．2．6 |
紙張折疊 |
案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊或裱貼為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復(fù)。幅面一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型或國家通用16開型。圖樣折疊時標(biāo)題欄露在右下角。 |
1 |
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2．2．7 |
案卷裝訂 |
文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；圖紙可不裝訂，但同一項目應(yīng)統(tǒng)一。整卷裝訂的案卷要整齊、牢固，單份文件裝訂的案卷要在卷內(nèi)每份文件首頁左上方加蓋、填寫檔號章（檔號可空，序號必填）。 |
1 |
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3 |
檔案安全 |
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10 |
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3．1 |
用房設(shè)施 |
檔案庫房與閱覽、辦公用房分開（2分）。檔案庫房配置有防火（0.5分）、防盜（0.5分）、防水（0.5分）、防有害生物（0.5分）和溫濕度調(diào)控（1分）等設(shè)施。. |
5 |
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3．2 |
檔案裝具 |
檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)要求。 |
3 |
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3．3 |
安全措施 |
采取有效措施保證檔案實體和信息安全。 |
2 |
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合計 |
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100 |
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